8 Bedste IT-dokumentationssoftwareløsninger

It-dokumentation koster penge at lave, men de fleste virksomheder mister straks deres tekniske dokumentation, så snart den er købt eller oprettet. Den mest almindelige metode til håndtering af dokumentation er at printe den ud og lægge i ringbind på rækker af ignorerede hylder. Der er en bedre måde.

At gøre disse it-dokumenter nyttige kræver tre elementer:

• Digitalisere databasedokumentation
• Standardiser formater
• Indeks dokumentindhold for at gøre dem søgbare.

Her er vores liste over de otte bedste softwareværktøjer til it-dokumentation:

1. SuperOps IT Dokumentation REDAKTØRENS VALG Denne service er en del af en SaaS-platform, der giver både RMM- og PSA-funktioner til MSP'er og giver teknikere mulighed for at føre optegnelser over både administrerede og ikke-administrerede aktiver.
2. NinjaOne (GRATIS PRØVE) – tidligere NinjaRMM – dette er en pakke af værktøjer til MSP-teknikere, der inkluderer et dokumentationsbibliotek, der inkluderer skabeloner til oprettelse af et referencebibliotek til klientsystemer og virksomhedens bedste praksis. Dette er en cloud-baseret platform.
3. Ud (GRATIS PRØVE) Denne SaaS-platform designet til administrerede tjenesteudbydere inkluderer en videnbaseramme, der gør det muligt at levere vejledninger til systembrug til brugere og til teknikere.
4. N-able Passportal Et team-adgangskodebeskyttersystem, der også driver en cloud-baseret dokumentbutik.
5. IT lim En online dokumenthåndteringsplatform, der integreres med mange projektstyrings- og samarbejdssystemer.
6. ITBoost Et webbaseret dokumentationssystem, der ejes af ConnectWise, et infrastrukturstyringssystem.
7. Sammenløb Et virksomhedssamarbejds-, kommunikations- og dokumentationssystem, der er meget udbredt i IT-branchen.
8. DokuWiki En gratis Wiki-skaber, der kan bruges til at opbygge en intern vidensbase.

At opbevare it-dokumentation i digitalt format er det første skridt til at få virksomhedens dokumentation i en brugbar tilstand. Det er en typisk reaktion at udskrive dokumenter og lægge dem i en reol. Det er en fordelagtig strategi for den person eller virksomhed, der har lavet dokumentationen, fordi den giver et fysisk, visuelt bevis på deres hårde arbejde. Det er de fleste dog enige i disse dage overdreven brug af papir bør undgås . Trykte dokumenter fylder, de kræver en investering i opbevaringsskabe, og de kræver en masse træer, der skal fældes.

Det andet trin er at standardisere det lagringsformat, der bruges til disse dokumenter. Hvis it-dokumenterne er opstået i digitalt format, så er der stor sandsynlighed for, at de vil være i et mindre antal dokumenttyper. Microsoft Word- og PDF-formater er meget almindelige og kan konverteres til andre formater.

Den sidste fase er at indeksere indholdet af dokumenterne . Dette er en besværlig opgave, når den udføres manuelt, men kan udføres af automatiserede processer meget hurtigt.

At omdanne ignorerede it-dokumenter til ofte tilgåede informationskilder kræver blot et effektivt dokumenthåndteringsværktøj. Et bedre trin er at oprette alle din virksomheds it-dokumenter i et filformat, der er sat op til fortolkning i tilgængelige webbaserede systemer, som f.eks. Wiki format .

Der findes mange dokumenthåndteringssystemer på markedet. Det er dog en kategori af software, som de færreste kender til, og ikke mange ved, hvad de skal kigge efter for at kunne vurdere alle muligheder korrekt.

Vi har undersøgt markedet. Vi listede de nødvendige egenskaber for et IT-dokumentværktøj og så på alle produkterne på markedet for at se, hvilke der matchede denne liste over krav.

Den bedste IT-dokumentationssoftware

Hvert af disse IT-dokumentationssystemer er en smule anderledes. Hver har forskellige styrker og vil appellere til forskellige organisationer. Nogle opretter dokumentvisningsformater, der ligne websider og nogle egner sig bedre til import af eksisterende dokumenter end andre. Nogle er dokumentationssystemer, hvori din systemdokumentation skal skrives. Andre er værktøjer til systemopdagelse der genererer din IT-dokumentation automatisk.

Vores metode til udvælgelse af IT-dokumentationsløsninger

Vi gennemgik markedet for it-dokumentationssoftware og analyserede mulighederne ud fra følgende kriterier:

• En ramme til at skabe forskellige formater for dokumentationsadgang og opbevaring
• Evnen til at skabe en videnbase til at understøtte brugerne
• En mulighed for oprettelse af et projektdokumentationsbibliotek til udvikling
• Muligheden for at gøre dokumentbiblioteket tilgængeligt via en indekseret webportal
• Administratorværktøjer, der gør det muligt at oprette brugerkonti
• En gratis prøveperiode i en gratis vurderingsperiode eller en pengene-tilbage-garanti
• Værdi for pengene med nyttige værktøjer til en fair pris

Du kan læse mere om disse muligheder i de følgende afsnit.

1. SuperOps IT-dokumentation (GRATIS PRØVE)

SuperOps IT-dokumentation er en cloud-baseret tjeneste, der gør det muligt for IT-driftspersonalet at dokumentere et IT-system. Dette hjælpeprogram er en del af en RMM pakke der er indgået i partnerskab med et PSA-system. De to bundter af tjenester udgør en komplet support platform for administrerede tjenesteudbydere. IT-dokumentationssystemet kan bruges til at dokumentere interne faciliteter og også klientsystemaktiver.

IT-dokumentationsmodulet i SuperOps giver dig mulighed for at få en komplet beskrivelse af hver aktiv i et standard, søgbart format. Dette system kan være baseret på en aktivopdagelsestjeneste, der er indbygget i RMM-pakken. Få alt dit udstyr opført på listen en opgørelse og tilføj derefter noter og funktionsbeskrivelser ved at opbygge dine egne dokumentationsskabeloner.

Nøglefunktioner:

• Pakket til administrerede tjenesteudbydere
• SaaS system
• Opretter systembrugsvejledninger
• Basisplanen er gratis i et år

Som det er en cloud-baseret tjeneste , SuperOps inkluderer lagerplads til dit dokumentbibliotek i sin abonnementspakke. Du kan også vælge at sikkerhedskopiere denne butik til en cloud-server efter eget valg. Imidlertid fjernlagerplads af SuperOps IT-dokumentationstjeneste gør datadeling meget nemmere. Du behøver ikke bekymre dig om, at én medarbejder skal hamstre systemoplysninger, fordi at få al teamviden ned i dokumentationssystemet gør alle medarbejdere lige bemyndiget .

Funktionerne i IT-dokumentationssystemet giver ledere mulighed for at skabe forskellige visninger og kontrollere adgangen til følsomme eller forretningskritiske oplysninger. Dokumentationssystemet kan bruges sammen med Service Desk modul i PSA-pakken for at give teknikeruddannelse eller selvbetjeningsvejledninger.

Fordele:

• Meget tilpasselig - fantastisk til virksomheder, der ønsker at bygge deres egne SOP'er
• Er en hybrid RMM/PSA løsning
• Fleksibelt skybaseret produkt
• Fantastisk mulighed for MSP'er og større interne teams

Ulemper:

• Ville have gavn af en længere 30-dages prøveperiode

Det RMM og PSA tjenester fra SuperOps er tilgængelige i fire planer. IT-dokumentationsfaciliteten er inkluderet i to af disse udgaver. Den første af disse er Kun plan, som henvender sig til uafhængige teknikere og er gratis at bruge for det første år. Den højere plan kaldes Præmie og det opkræves pr. tekniker pr. måned. Du kan få en21 dages gratis prøveperiodeaf nogen af ​​SuperOps-planerne.

REDAKTØRENS VALG

SuperOpser vores bedste valg til et IT-dokumentationsværktøj, fordi det er en del af en bredere, cloud-baseret pakke af værktøjer til administrerede tjenesteudbydere. Dette system supplerer RMM- og PSA-systemerne i SuperOps-pakken ved at give en metode til at skabe træningssystemer, supportscripts, fejlfindingsvejledninger og videnbaseartikler. Denne service inkluderer skylagerplads til din dokumentation, og en af ​​planerne er gratis at bruge det første år.

Hent:Få en 21-dages gratis prøveperiode

Officielt websted:https://superops.ai/signup

DU:Cloud baseret

2. NinjaOne (GRATIS PRØVE)

NinjaOne – tidligere NinjaRMM – er en pakke med fjernovervågnings- og administrationsværktøjer til brug for MSP-teknikere. Dette bundt indeholder en IT-dokumentationsramme der er beregnet til brug af MSP-operatører i deres bestræbelser på at samle en videnbase om klienters systemer. Denne service kan bruges til at akkumulere fakta om de it-systemer, som MSP'en administrerer, og kan også indeholde instruktioner og faktasøgningsscripts til at styre teknikernes arbejdsgange.

Dokumentationspakken tilbyder et bibliotek af skabeloner der passer til forskellige krav til forskellige typer hjælpeprogrammer, såsom Active Directory eller netværksknuder. Dette automatiserede format fremskynder systemet dokumentationsproces og fungerer som en dokumentsamlingsvejledning.

Nøglefunktioner:

• Designet til administrerede tjenesteudbydere
• SaaS platform
• Opretter supportscripts og systemstatusdokumentation

Når et dokument er oprettet, gemmes det i cloud-hostet dokumentationsbibliotek og tilsluttet et specifikt informationstræ. Dette gør det muligt hurtigt at få adgang til relevant information og kan oprette en række vejledninger til teknikere. Dokumenterne er søgbar og kan lokaliseres gennem en søgemaskine indbygget i informationsbibliotekets adgangsportal.

Når ledere opsætter en arbejdsgang for specifikke systemadministrationsopgaver, kan de pege denne opgave til relateret dokumentation. Dette hjælper i høj grad teknikere, fordi det kan tilbydes i detaljeringsniveauer . Således er et nyt teammedlem i stand til at få adgang til ekstra baggrundsinformation, når det er nødvendigt, mens de, der udfører almindelige opgaver, ikke bliver hængende med unødvendige tips. Kort sagt er dokumentationsbiblioteket til for at støtte, ikke for at komme i vejen og bremse teknikerne ned.

Fordele:

• Understøtter over 120 integrationer, hvilket gør det til en solid mulighed for allerede etablerede organisationer
• Grænsefladen kan tilpasses til både at overvåge klienter samt administrere enhedsbeholdning
• Indbygget fjernadgang med fjernkommandoer giver teknikere mulighed for at fejlfinde uden at starte en session
• Fleksible prispakker – fantastisk til netværk af alle størrelser

Ulemper:

• Vil gerne se en længere prøveperiode

NinjaOne er en sæt værktøjer og opkræves pr. tekniker, så det fulde sæt af funktioner er tilgængeligt for MSP'er i alle størrelser og endda uafhængige freelance supportteknikere. Som systemet er leveret fra skyen , du behøver ikke at vedligeholde din egen infrastruktur på stedet, og pakken kan endda bruges til at binde sammen en fordelt , hjemmebaseret hold. NinjaOne offentliggør ikke sin prisliste, men du kan begynde din købers rejse ved at få adgang til en14 dages gratis prøveperiodeeller søg et gratis tilbud til din situation.

NinjaOne Start 14-dages GRATIS prøveperiode

3. Tag det ud (GRATIS PRØVE)

Ud er en SaaS-platform, der inkluderer begge dele professionel automatisering af tjenester (PSA) og fjernovervågning og -styring (RMM) systemer til administrerede tjenesteudbydere. PSA-pakken inkluderer et billetsystem, der drives af brugeradgang til en kundeportal. Kundeportalsystemet har en vidensbase element, hvor du kan opsætte dokumenter, der indeholder forklaringer af systemfunktioner og vejledninger til, hvordan du bruger dem.

Vidensgrundlaget rammer er ikke kun til dokumentation, som brugerne har brug for. Systemet opretter også stier og separate dokumentdatabaser til teknisk assistance Information. Dette andet dokumentlager er tilgængeligt for MSPs teknikere og indeholder interviewscripts, systemdata og fejlfinding guider.

Nøglefunktioner:

• Cloud-baseret system
• Kundeportal
• Vidensgrundlag
• Dokumentation til brug for teknikere

Andre informationsstyringsfunktioner i Atera omfatter et password locker . Dette fører legitimationsoplysninger igennem til de systemer, der tilgås, så teknikere ikke får mulighed for at se dem. Det skaber stærkere sikkerhed for de systemer, som MSP'en administrerer.

Atera er en abonnementspakke der kan betales månedligt eller årligt. Satsen pr. måned fungerer billigere på årsplanen, dog skal du betale for hele abonnementsperioden på forhånd.

Der er tre planer tilgængelig for Atera, hvilket gør tjenesten tilgængelig for alle virksomheder - successivt højere planer har flere funktioner og koster mere. Billetsystemet, kundeportalen og videnbaserammerne er inkluderet i alle planer.

Atera leverer ikke kun softwaren til at skabe videnbasen, men den er vært for databasen med dokumenter og præsenterer dem for brugerne. Alle skærmbilleder til kundeportalen er hvid-mærket så du kan mærke dem med din virksomhedsidentitet eller dine kunders. Systemet er multi-tenanted, hvilket betyder, at data og indstillinger for hver klient holdes adskilt i Atera-systemerne.

Fordele:

• Letvægts skybaseret værktøj
• Bygget med MSP'er i tankerne og inkluderer RMM- og PSA-værktøjer indbygget
• Rammen er meget tilpasselig, hvilket gør Atera ekstremt fleksibel
• Kan skalere og understøtte flere databaser i et miljø med flere lejere
• Pakkede priser gør Atera tilgængelig for enhver størrelse virksomhed

Ulemper:

• Atera er MSP-fokuseret, mindre organisationer bruger muligvis ikke alle multi-tenant-funktioner

Alle konsoller og dashboards til systemet er vært på Atera-serverne og kan tilgås fra hvor som helst gennem enhver standard webbrowser. Sådan er det også med kundeportalen.

Du kan vurdere Atera-tjenesten på engratis prøveversion.

Start en GRATIS prøveperiode

4. N-able Passportal

N-able Passportalblev opkøbt af SolarWinds, den førende producent af IT-infrastrukturstyringsværktøjer, i april 2019. Gennem en række køb har N-able skabt en kraftfuld division, der har til formål at levere supportsoftware til administrerede tjenesteudbydere med Passportal nu en del af N- dygtig opdeling.

Passportal tilbyder en blanding af tjenester til MSP'er. Den ene er et adgangskodestyringssystem og en anden er en dokumentmanager . Selvom den service hedder Dokumentmanager , det er en del af Passportal-pakken og kom til N-able med dets nylige erhvervelse.

Nøglefunktioner:

• En cloud-dokumentbutik
• Et password locker
• Velegnet til administrerede tjenesteudbydere
• Vidensgrundlag
• Interne vejledninger eller selvbetjeningsvejledninger til brugere

Passportal password manager og Document Manager udgør kernen i Passportal Suite . Det er umuligt at abonnere på dokumentsystemet uden også at tage adgangskodemanageren til sig.

Passportal er en cloud-tjeneste og det er rettet mod MSP'er. Det forventes, at MSP'er vil bruge dokumentationssystemet internt og også implementere det til at levere informationslagre til kundevirksomheder og deres medarbejdere. For eksempel kan en MSP skære ned på antallet af klientmedarbejdere, der ringer til helpdesk ved at bygge en videnbase om selvhjælp der forklarer, hvordan man løser problemer på klientens netværk.

Logikken bag sammenlægningen af ​​adgangskodeadministratorer og dokumentlagre er, at disse to områder understøtter hovedparten af ​​opkald, som klientmedarbejdere vil foretage til den MSP-leverede Help Desk.

Dokumentsystemet er begge dele et lager af information , en redigeringspakke , og et præsentationsformateringssystem . Systemet starter med at vejlede MSP'en i, hvilken information der skal udtrækkes fra de teknikere, der arbejder for en kundevirksomhed, når MSP'en første gang byder på en kontrakt.

Viden om kundens system er afgørende for at kunne skrive en præcis servicekontrakt. Når arbejdsforholdet starter, skal kundens teknikere opmuntres til at formidle deres viden om det system, de kører.

Fordele:

• Understøtter automatisk Active Directory-synkronisering via LDAP
• Understøtter brug af flere lejere – en fantastisk funktion til MSP'er
• Understøtter overholdelsesrapportering for at identificere svage adgangskoder og gennemtvinge ændringer baseret på politik
• Kører i skyen – designet til at skalere
• Brugere genererer deres egen krypteringsnøgle, der sikrer deres cloud-data fra tredjeparter, inklusive Passportal

Ulemper:

• Mindre netværk kan muligvis ikke drage fordel af de MSP/virksomhedsspecifikke værktøjer, Passportal tilbyder

Disse oplysninger kan destilleres til SOP'er, der er gemt i dokumenthåndteringen. Trin for trin kan MSP'en opbygge en definition af systemet , hvordan man betjener det, og hvordan medarbejderne bruger det. Nogle af disse oplysninger vil blive vejledende for MSP-teknikere, og nogle vil blive fejlfindingsvejledninger, der gør det muligt for brugerne af klienternes systemer at løse deres egne problemer. Du kan anmod om en demo på deres side.

5. IT Lim

IT limer den største rival til N-able Passportal. Dette er dokumentationssystemet, ejet af Kaseya , en stor leverandør af MSP-software. IT Glue kombinerer også adgangskode- og dokumenthåndtering i samme service.

På trods af at være ejet af en producent af PSA- og RMM-suiter, begrænser ITGlue ikke sin interoperabilitet til sine søsterprodukter. Der er bestemt integrationer for ITGlue med Kaseyas PSA- og RMM-systemer, kaldet BMS kasseapparat og VSA kasseapparat . Dokumentationssystemet integreres også med rivaliserende MSP-software produceret af f.eks. Pulseway, ConnectWise og N-able.

Nøglefunktioner:

• SaaS platform
• Opret selvbetjeningsportal
• System dokumentation
• Kodeordslås

IT Lim er en cloud-baseret tjeneste der opkræves ved abonnement. Servicestyringen er tilgængelig i tre udgaver: Grundlæggende , Vælg , og Enterprise . Disse er alle priser pr. bruger pr. måned med et minimum antal ansatte på fem – selvom Enterprise-udgaven er tilgængelig for én til fire brugere til en meget højere månedlig pris end fembrugerplanen. Der er ikke en mulighed på stedet. Alle planer inkluderer dokumentationsplatformen. Tjenesten giver en videnbase/wiki-stil editor, som også giver en informationslagringsstruktur.

IT Lim tilbyder et systemopdagelsesværktøj som en tilføjelsesfunktion, ikke inkluderet i standardudgaverne. Dette autodiscovery-system vil automatisk udforske hardware- og softwarebeholdningerne i et netværk og dokumentere dem alle.

IT Glue-systemet skaber en ramme for dokumentation, giver skabeloner til skrivning og strukturerer den registrerede information til præsentation. Det giver også lagerplads til dokumentbasen og grænseflader til skabere og forbrugere af dokumentbutikkerne. Al kommunikation med ITGlue-tjenesten er beskyttet af kryptering , ligesom data gemt på IT Glue-serveren.

IT Glue producerer en alternativ pakke, kaldet MyGlue. MyGlue-systemet er en selvbetjeningsplatform, som slutkunder tilmelder sig direkte, hvorimod IT Glue er beregnet til at blive brugt af MSP'er at gøre information tilgængelig for klientvirksomhedens medarbejdere. MyGlue inkluderer adgangskode nulstilling og videnbase oprettelse faciliteter.

Fordele:

• Fungerer godt i MSP-miljøer såvel som i mellemstore organisationer
• Tilbyder et robust bibliotek af skabeloner til at komme hurtigt i gang
• Håndterer dokumentation samt legitimationsoplysninger
• Har en bred vifte af integrationer og tilføjelser til andre produkter

Ulemper:

• Hvis det er ret omfattende og kan tage tid at udforske alle IT Glues muligheder og tilføjelser fuldt ud

6. ITBoost

ITBoost er ejet af ConnectWise , som er en anden stor producent af infrastrukturstyringssystemer. Det er også en førende leverandør af software til MSP'er. Så ITBoost, ITGlue og Passportal er i meget tæt konkurrence.

Ligesom sine vigtigste rivaler er ITBoost en skytjeneste rettet mod MSP'er, og den inkluderer også adgangskodeadministrationstjenester og adgangskodeboks. Dokumenterne oprettet af ITBoost kan præsentere information til interne brugere eller eksterne brugere. Dokumenter til eksterne brugere inkluderer et feedback-formularformat, der lader dine kunders medarbejdere give MSP's tjenester vurderinger.

Nøglefunktioner:

• En del af ConnectWise-familien
• Opret eller importer dokumenter
• Biblioteksstyringsramme

ITBoost-systemet har muligheden at importere dokumenter og det inkluderer også en editor. En anden interessant funktion er muligheden for at hente information fra supportbilletter. Dataindsamlingsfaciliteterne, præsentationsstrukturen og dokumentskabelonerne understøtter tilsammen oprettelsen af ​​SOP'er for MSP-personale og en videnbase for understøttede brugere.

ITBoost har en række funktioner, der er afhængige af sameksistensen af ​​ConnectWise på webstedet – ConnectWise kontrol , ConnectWise Automate , og ConnectWise Administrer . Det inkluderer også registrering af enhedskonfigurationer, der hjælper med at dokumentere de systemer, som MSP'en administrerer.

Kommunikation på tværs af internettet og datalagring på ITBoost-serverne er alle krypteret for sikkerheden.

Fordele:

• Cloud-baseret dokumenthåndtering giver organisationer mulighed for at skalere deres videnbaser uden omkostninger til infrastruktur
• Giver mulighed for interne og eksterne KB-artikler til at hjælpe både personale og kunder med at fejlfinde problemer
• Revisionskontrol beskytter og reviderer dokumenter

Ulemper:

• Forsøget varer kun 14 dage, ville have gavn af en længere testperiode

På trods af at det er en ejendom tilhørende ConnectWise, kan ITBoost integreres med konkurrerende PSA-systemer leveret af blandt andre Kaseya og Pulseway. Den integreres også med RMM-pakker produceret af f.eks Ud , N-i stand , og Kasserer . Den integreres også med ITGlue, Slack og en række VoIP-telefonsystemer. ITBoost er tilgængelig på en 14-dages gratis prøveperiode .

7. Sammenløb

Confluence er et produkt fra det australske softwarehus, Atlassian . Dette er et meget vellykket dokumentations-, samarbejde- og videnstyringssystem. Atlassian ejer også Ja , projektstyringsværktøjet, og begge systemer integreres for at skabe en projektsupportpakke.

Kombinationen af ​​Jira til projektplanlægning og styring med Sammenløb for dokumentation og kommunikation er meget populær blandt agile udviklingsteams . Confluence er blevet beskrevet som en privat social medieplatform for virksomheder. Værktøjet har været tilgængeligt siden 2004 og har ændret sig radikalt siden da. Først lignede det meget det typiske Wiki-format. Men både den operationelle metode for systemet og interfacestilen har begge ændret sig siden da.

Nøglefunktioner:

• Integreres med Jira
• Leverer projektdokumentation
• Revisionslogning

Udseendet og formålet med sider oprettet i Confluence er meget tilpasningsdygtige og er drevet af skabeloner . Det resulterende dokumentationssystem ligner mere en hjemmeside. Forskellige typer sider gør det muligt at oprette meddelelser, søgbare vidensbaser og gruppekommentarsider.

Værktøjet inkluderer en guidet redaktør , som letter oprettelsen af ​​sider gennem skabeloner. Forudskrevne dokumenter kan være importeret til et Confluence-skabt dokumentsystem . Men formålet med Confluence er at understøtte oprettelsen af ​​dokumenter, der er oprettet i miljøet, snarere end at fungere som en dokumentlager, selvom lagerplads er inkluderet i værktøjets online-adgangsplaner.

Confluence fås som en cloud-baseret abonnementstjeneste eller som on-premises software . Købere har fem muligheder, når de overvejer denne software. Der er tre udgaver af den cloud-baserede tjeneste og to købsmuligheder for den lokale software.

De tre udgaver af Cloud Confluence er Gratis , Standard , og Præmie . En lille virksomhed kunne klare sig fint med den gratis version. Mens Standard- og Premium-versionerne tillader op til 5.000 brugere pr. konto, er den gratis version begrænset til 10. Den vigtigste ekstra funktion med de to betalingsversioner er revisionslogning. Premium-udgaven har mange ekstrafunktioner i forhold til standardversionen, men den vigtigste er medtagelsen af ​​et analysemodul. Lagerplads er en anden differentiator med en gratis konto, der får 2 GB, standardkontoen har 250 GB og en ubegrænset lagerplads til Premium-udgaven.

Den lokale version, kaldet Server , kan fås mod et engangsgebyr, men du skal tage stilling til antallet af brugere, der vil have adgang til softwaren, fordi det er den eneste faktor, der påvirker prisen. Den højere on-premises udgave kaldes Datacenter . Dette er prissat per år, og det inkluderer cloud backup til data.

Fordele:

• Integreres i populære platforme som Jira
• Tilgængelig i skyen eller on-premise
• Giver mulighed for meget stiliseret brugerdefineret dokumentation

Ulemper:

• Vil gerne se flere eksportmuligheder til rapportering
• Bedre egnet til små til mellemstore netværk

8. DokuWiki

Hvis du vil oprette et traditionelt Wiki-format til din IT-dokumentation, så har du mange editor- og dokumenthåndteringsmuligheder. De fleste af dem er gratis. Sandsynligvis er den bedste af alle Wiki-redaktørerne DokuWiki.

En stor fordel ved DokuWiki er dens enkelhed. Dette gør editoren og dokumenthåndteringssoftwaren nem at vedligeholde. Systemet behøver ikke en tilknyttet database til indeksering eller dokumentlagring. I stedet fungerer DokuWiki-indholdsleveringssystemet med tekstfiler som en datakilde .

Nøglefunktioner:

• Gratis at bruge
• Opretter et Wiki-format
• Tilbyder en dokumentsøgningsfunktion

Dette dokumentindholdsstyringssystem blev først udgivet i 2004. Så pakken har eksisteret i lang tid, hvilket gør det til et veletableret og stabilt stykke software.

Dette er et program på tværs af platforme , så du behøver ikke bekymre dig om, at du har den rigtige type server til at hoste koden. Da det er et gratis stykke software, er der ingen cloud-baseret version af DokuWiki. Det kunne dog installeres på en AWS virtuel server hvis du ikke ønsker at opretholde en vært på stedet.

Det enkle, gratis dokumenthåndteringssystem har nogle fantastiske funktioner, der inkluderer versionskontrol , med hver version bevaret, adgangskontrol , skabeloner , og et plug-in system at udvide værktøjets funktionalitet.

Værktøjet er ikke begrænset til kun at vise vestlige tekster. Det er også i stand til at vise ikke-europæiske tegnsæt , såsom kinesisk, arabisk og hebraisk. CMS'et har et integreret indekseringssystem, og den færdige Wiki-skærm indeholder en fuldt fungerende søgefunktion.

Hvis du ikke har noget imod at hoste softwaren på stedet, og du ikke ønsker at betale for en dokumenthåndtering, så kan dette værktøj være det svar, du leder efter.

Fordele:

• Fantastisk til dem, der ønsker at bygge deres eget dokumentationssystem
• Helt gratis at bruge
• Robust søgefunktion

Ulemper:

• Kun tilgængelig på stedet
• Mangler betalt støtte

Valg af IT-dokumentationssoftware

Denne anmeldelse præsenterer blot et lille antal muligheder. Den vigtigste beslutning, du skal tage, er, om du vil have en hostet dokumentationsmanager, eller om du vil vedligeholde softwaren i dine egne lokaler.

Der er mange fordele ved både online- og inhouse-strategierne. Nogle it-chefer føler sig bare ikke sikre på at hoste deres business intelligence uden for deres egne virksomheders sikre lokaler. Hvis det beskriver dig, så har du to muligheder på denne liste i form af DokuWiki og Sammenløb . Der er fire hostede tjenester på denne liste, fordi den konfiguration bliver mere og mere tilgængelig, efterhånden som flere virksomheder bevæger sig ind på markedet.

De betalte værktøjer på denne liste kan vise sig at være ret dyre. Men hvis du er en lille virksomhed eller en nystartet virksomhed med meget lidt at bruge, så har du to gratis muligheder på denne liste at vælge imellem: DokuWiki og den gratis udgave af Confluence .

At skrive din it-dokumentation i redaktørerne af disse dokumenthåndteringsværktøjer er en bedre idé end blot at scanne dine eksisterende papirbaserede dokumentationsbiblioteker. Specielt formaterede indholdsstyringssystemer er bedre til at levere it-dokumentation end traditionelle helsidesdokumenter, fordi de kan stille korte beskrivelser og hurtige tips til rådighed samt komplette brugervejledninger og proceduremanualer.

Bruger du nogle af værktøjerne på vores liste? Hvilke aspekter af dit nuværende IT-dokumenthåndteringssystem fik dig til at vælge det? Efterlad en besked i Kommentarer afsnittet nedenfor for at dele dine meninger med fællesskabet.

Ofte stillede spørgsmål om IT-dokumentationssoftware

Hvordan kan jeg gøre min it-dokumentation tilgængelig på mange geografiske steder?

Dette er et problem for Google Workspace. For at bryde ud af de geografiske områdebegrænsninger skal du blot indstille regionen for din organisationsenhed til Ingen præference .

Er det ikke tilstrækkeligt at bruge Dropbox til mit it-dokumentationsprojekt?

Hvert teammedlems brug af personlige Dropbox-konti er ikke en tilfredsstillende løsning til et it-dokumentationsprojekt, fordi det scenarie mangler sikkerhedskontrol og centrale dokumentbibliotekskontroller.