IT Asset Management Guide

IT-aktiver er en omkostning både i form af anskaffelse og i forvaltningen. Det skal du kunne spore brugen af ​​din hardware og software køb for at sikre, at virksomheden faktisk har brug for alt, hvad du har købt, hvilket vil blive demonstreret ved deres fulde brug. Tilhængere afIT Asset Management(ITAM) er enige om, at feltet skal måle alle de omkostninger, som IT-infrastrukturen påløber, mens det er fuldt ud livscyklus . Denne måling kaldes ' samlede ejeromkostninger ” (TCO).

For at beregne TCO skal du først definere, hvad it-aktivets livscyklus er, og hvordan omkostningerne måles på hvert trin. Din sidste udfordring er at undersøge omkostningerne og sikre dig, at du får den bedste værdi ud af dit IT-budget. Den beslutning er ikke kun et spørgsmål om at sænke omkostningerne, men finde en balance mellem krav til serviceniveau og omkostninger.

Heldigvis behøver du ikke at lave dine egne formler til it-aktivstyring, fordi der er masser af modeller derude, som du kan følge. I denne vejledning vil vi se på de mest udbredte retningslinjer for, hvordan man implementerer IT-aktiver.

International Association of Information Technology Asset Managers

DetInternational Association of Information Technology Asset Managers(IAITAM) har været en førende kraft i bestræbelserne på at fastlægge standardpraksis for IT-aktiver.

IAITAM definerer en ITAM-livscyklus, som omfatter følgende faser:

• Anmodning
• Indkøb
• Modtage
• Lager
• Implementer/monitor
• IMAC (Install-Move-Add-Change)
• Gå på pension/genbrug
• Bortskaffelse

Nogle modeller indsætter en ' Support ” etape mellem Implementer/monitor og IMAC . Andre modeller afkorter Modtag, Lager og Deploy/Monitor i ét trin, kaldet ' Implementering .' I denne guide vil vi følge IAITAM-modellen.

Anmode, skaffe, modtage og lagerføre

ITAM Anmodning fase er et spørgsmål om virksomhedens budgetpolitik. Dette er en funktion af dine almindelige regnskabsprocedurer og handler om, hvordan indkøb godkendes. Hvis der årligt fastsættes et afdelingsbudget, så skal it-chefen tage stilling til, om der er behov for nyt udstyr.

Hvis servicerede afdelinger leder købsprocessen ved at identificere et behov for ekstra infrastruktur, så skal en forhandling med IT-afdelingen finde sted. ITAM-tilsynet i denne fase er tæt knyttet til din virksomheds IT-servicestyringspolitikker.

Det Indkøb fase styres normalt af IT-afdelingen. Det kan være muligt at opfylde anmodningen fra eksisterende lager. Dette ville være tilfældet, hvis der var personale, der for nylig var rejst, og gjorde computere og softwarelicenser tilgængelige for andre brugere.

Behovet for at reducere indkøbsomkostningerne kræver også, at IT-udstyrskøbere undersøger markedet og etablerer den billigste leverandør til ofte efterspurgt hardware og software. Det vil også være en god idé at oprette en konto hos leverandører, der er villige til at give rabatter til faste købere.

Det Modtage fase er et andet område, der er ned til virksomhedens politik. Hvis du har mange lokationer, vil du måske centralisere lageret. Den strategi ville dog kræve et ekstra transportben til den endelige levering. Din modtagelsesstrategi vil afhænge af størrelsen af ​​din organisation og antallet og afstanden til alle dens websteder.

Med Lager fase begynder man at bevæge sig væk fra behovet for regnskabsværktøjer og over i et krav om lagerregistre. Værktøjerne, der understøtter denne fase af livscyklussen, er lidt anderledes end dem, der er nødvendige for standard asset management. It-chefen skal sikre, at der er så lidt af it-aktiver på lager som muligt.

Erfaring kan have lært dig at holde nogle stykker udstyr til overs for at dækning for svigt af indsat udstyr . En vellykket aftale om supportkontrakter for både hardware og software med serviceniveauaftaler, der gav hurtig udskiftning, ville gøre det muligt at reducere sikkerhedslageret.

Vedligeholdelseskontrakter muliggør ikke kun en reduktion af lagerbeholdningen, men de tilføjer et omkostningsincitament til politikken om at holde ledig kapacitet lav. Selvom garantier og support kan være indbygget i købsprisen af både hardware og software, bør de ikke betragtes som 'gratis'. Forlængelsen af ​​supportkontakter medfører normalt et gebyr, så du skal tage højde for dette beløb som en del af den oprindelige købspris.

At beholde ekstra udstyr og have ubrugte softwarelicenser medfører disse supportomkostninger. Så ved at løbe ned på vedligeholdelseskontrakten uden at blive brugt, koster reservelageret dig penge.

Implementer/monitor

Hvis du påbegynder en ITAM-politik i en organisation, der allerede er i drift, så Implementer/monitor fase vil være af afgørende betydning for din implementering. Etablering af et udstyrsbeholdning er grundlaget for IT-aktivforvaltning.

Det er ikke ualmindeligt, at virksomheder mister overblikket over, præcis hvilke fysiske ressourcer de har. Betalte softwarelicenser er nemmere at kvantificere. Det er dog ikke alle, der dokumenterer antallet af kopier af software, der er i brug i organisationen.

Heldigvis er der systemovervågningsværktøjer, der kan revidere dit eksisterende system, lave en opgørelse over hardware og et register over al installeret software. Disse værktøjer gør det meget nemmere at udarbejde et udgangspunkt for din ITAM-strategi.

Ydeevneovervågning har en anden fordel for ITAM. Det kan hjælpe dig med at se overdreven levering af tjenester eller overbeskattet infrastruktur. Netværksadministrationsværktøjer kan hjælpe dig med at implementere trafik-shaping for at få den bedste værdi ud af dine ressourcer.

Kontraktværdier

Et problem, der allerede er nævnt i lagerafsnittet ovenfor, er vedligeholdelseskontrakter og support fra leverandører. Måling af SLA-ydeevne er mere almindelig hos udbyderen af ​​en tjeneste i stedet for hos kunden. Ligesom med forsikringer, er fordelen ved en SLA i en supportkontrakt kun målbar i kundens konti, når det går galt.

Leverandøren har et større incitament til serviceleveringspolitikker og SLA-revision end køberen. Kontraktforpligtelser skal være en overvejelse af en leverandørs system helt tilbage i designfasen. Dette skaber et krav om, at kontaktkanaler skal etableres, og overvågnings- og teamstyringssoftware bør vælges for at garantere ydeevne. Disse overvågningssystemer bør også omfatte præstationsrapportering.

Kontraktoverholdelsesdata leveres sjældent til kunder rutinemæssigt. I stedet fungerer den som en forsikring for leverandøren som bevis mod klager eller potentielle krav fra kunder for SLA-brud.

Supportydelse bliver et problem for kundevirksomheder, når de driver interne supportafdelinger. I dette tilfælde har supportafdelingen præstationsforpligtelser over for forretningsafdelinger og skal til gengæld måle levering af leverandørsupport for at sikre deres egen overholdelse. I dette eksempel skal Help Desk og MSP-software leveres til it-afdelingen og skal medregnes som en del af de samlede ejeromkostninger.

IMAC ( Installer-Flyt-Tilføj-Skift ), Gå på pension/genbrug og bortskaffelse

Det IMAC og Gå på pension/genbrug faser af aktivets livscyklus er tæt forbundet med Lager og Implementer/monitor faser. Vedligeholdelseskontrakter er lige så vigtige for omkostningsmåling i disse faser.

IMAC står for 'installere, flytte, tilføje, ændre.' Denne fase guider dig til at tilpasse layoutet af dit netværk og de metoder, du bruger til at levere software til dine medarbejdere og kunder for at optimere ydeevnen og reducere omkostningerne.

Det Gå på pension/genbrug fase er tæt knyttet til IMAC. Et resultat af udnyttelsesanalyse er tilbagetrækning af noget udstyr eller software, som kan omfordeles. Denne analyse kan også afsløre, at du har for mange licenser til en bestemt softwarepakke eller enhedstype.

Det Bortskaffelse fase er en funktion af standard regnskabsmæssige aktivafskrivningsmetoder. Disse vil give dig en levetid for hvert stykke udstyr. Dette fortæller dig, hvornår en enheds levetid udløber. Det stykke hardware kan derefter sælges for at få nogle penge tilbage.

Der er en række strategier, som du bør bruge til at reducere TOC i IMAC- og Retire/Re-use-stadierne.

Reducer omkostningerne til netværksinfrastruktur

Et eksempel på tiltag, der bør træffes for at forbedre aktivudnyttelsen er trafikformende .

Under operationer bør du overvåge trafikniveauer på hele dit netværk, på hver enhed og på hvert link. Det er normalt at opleve en trendstigning i aktivitet, så din eksisterende infrastruktur til sidst vil blive overvældet. Anmodninger om nye applikationer og tilføjelse af nye brugere vil også lægge pres på dit system .

I stedet for at planlægge netværkskapacitet for de maksimale forventede trafikmængder er det mere omkostningseffektivt at styre brugen. Alle netværk oplever naturligvis toppe og lavpunkter i efterspørgslen. Traffic-shaping søger at styre brugen til at skifte opgaver, der ikke er tidsfølsomme over for lav-spidsbelastningstider.

På et hvilket som helst tidspunkt fører dit netværk trafik, der skal leveres med den hurtigst mulige hastighed, såsom videostreams og VoIP , og trafik, der ikke er så presserende, såsom e-mail. Alle disse ansøgninger vil blive leveret rettidigt, men nogle skal leveres hurtigere end andre. Prioritering af trafik og selektiv trafik i kø bremser trafikken, hvor forsinkelser er umærkelige. Det betyder, at du kan bruge mindre på din båndbredde.

Omfordele ressourcer

Overvågning af netværkstrafik pr. link og prøvehastigheder mellem endepunkter kan hjælpe dig med at opdage flaskehalse . Du har brug for et netværksovervågningssystem, der vil advare dig om, at bestemte enheder bliver overbelastet.

Med den information, du samler om flaskehalse og linkhastigheder, kan du omkonfigurere layoutet af dit netværk, flytte udstyr fra områder med lavt trafikniveau for at øge kapaciteten i områder med høj trafik. Dette er et eksempel på, hvordan en it-chef kan forhindre omkostningerne ved at købe nyt udstyr ved ændre brugen af ​​eksisterende lager .

Indførelsen af virtualisering er også et nyttigt værktøj til levering af software. Virtuelle maskiner er nemmere at omallokere, fordi flytning af ubrugt kapacitet til områder med høj efterspørgsel kan udføres automatisk af VM-software.

Undgå hardwarefejl

Overvågning af netværksenheder og trafikniveauer på et netværk gør det også muligt for en it-chef at afværge potentielle problemer med levering forårsaget af overforbrug . Ved at installere software til administration af netværkets ydeevne og indstille alarmer om ydeevnetærskel kan en netværksadministrator undgå belastningen af ​​ressourcer, der ellers ville resultere i uacceptabel forringelse af ydeevnen.

Sporing af serverydeevne hjælper dig også med at afværge katastrofe. Hold øje med CPU, RAM og diskbrug, så du kan omdirigere opgaver til andre servere eller tilføje lagerplads, før serverne bliver overbelastet. På samme måde kan overvågningsbrug fortælle dig, hvor kapaciteten er overskredet.

Reducer supportomkostninger

Selvbetjening Helpdesk funktioner og hurtige kommunikationskanaler kan også reducere omkostningerne. Mange Help Desk-opkald er til rutineopgaver, som brugere selv kan udføre, såsom at ændre adgangskoder. Andre opfordringer opstår som følge af manglende uddannelse blandt brugersamfundet. Dette hul kan udfyldes af en vidensbase, der inkluderer tip til fejlfinding og brugsvejledninger.

Evnen til at spore brugeraktivitet og sende dem advarsler om potentielle problemer reducerer også antallet af supportopkald - du fortæller dem, at der er et problem, før de fortæller dig det.

Software til IT-aktiver og systemværktøjer

Regnskabsværktøjer bruges jævnligt til aktiv- og omkostningsstyring. De ekstra udstyrsbehov, der er forbundet med IT-aktivstyring, stammer fra kravet om bedre information om udstyrs ydeevne, placering og brug.

Brugersupport

Som nævnt ovenfor er effektiv brugersupport en væsentlig del af IT-aktivstyring. IT-medarbejdere kan ikke altid teste alle brugstilfælde og interaktioner mellem installerede applikationer, før de sætter nye tjenester live i virksomheden. Dette betyder, at der altid er bundet til at være uagtet for handlinger, der vil forekomme under normale operationer. At give brugerfællesskabet mulighed for hurtigt at komme i kontakt med IT-supportpersonalet betyder, at du hurtigt kan justere konfigurationen af ​​dit udstyr, hvis der opstår en uventet fare.

SolarWinds Service Desker en typisk servicedesk-applikation, der inkluderer billetsalg, en selvbetjeningsportal og en vidensbase. Dette er en onlinetjeneste, så du behøver ikke installere nogen software på dine egne servere. Dette værktøj dukkede op på førstepladsen i en nylig markedsdækkende rapport. Tjenesten blev designet efter ITIL-standarder og inkorporerer hjælpeprogrammer og arbejdsgange, der hjælper dig med at skabe, administrere og tilpasse it-systemer. Dette gør det til mere end blot et Help Desk-system.

Mange af de andre softwarekrav til IT-aktivstyring varetages af SolarWinds Service Desk. Det omfatter ændringsstyring, frigivelsesstyring, konfigurationsstyring, serviceniveaustyring og andre vigtige it-aktiverstyringsfunktioner. Værktøjet vil konstant spore udstyrets ydeevne, så du kan være sikker på, at alle dine it-aktiver er operationelle og implementeret effektivt.

SolarWinds Service Desk opkræves pr. agent/per enhed, så den er velegnet til virksomheder i alle størrelser. Tjenesten er pakket i tre serviceniveauer. Entry-level-pakken dækker alle helpdesk-funktioner med mere omfattende it-aktivstyringsfunktioner, der kun er tilgængelige i de højere pakker. Du kan få SolarWinds Service Desk på en 30-dages gratis prøveperiode.

SolarWinds Service Desk Start 30-dages GRATIS prøveperiode

Enhedsopdagelse og opgørelse

Nøgleværktøjet i en ITAM er udstyrsbeholdning . Du kan ikke spore omkostningerne ved dine aktiver, hvis du ikke ved præcis, hvilke aktiver du har, og hvor de er. Virksomheder, der implementerer ITAM fra deres start, har en klar fordel. De, der allerede er i drift, står over for problemer.

Identifikation af udstyr på lager er ét problem, og et andet er at identificere udstyr i brug. Løsningen til at spore ubrugt udstyr er at skabe en politik om at returnere alt udstyr til et centralt fysisk lagerrum.

Sporing af udstyr i brug er en nem opgave, hvis du har det rigtige værktøj. De fleste netværksovervågningsværktøjer inkluderer en automatisk opdagelse anlæg. Dette hjælpeprogram vil registrere alt udstyr, der er tilsluttet netværket, og oprette en log over dem. Den samme mekanisme, der opretter denne beholdning, kører kontinuerligt og opdaterer beholdningen automatisk, når udstyr tilføjes, flyttes eller fjernes. Et værktøj, der kan generere en netværkskort fra opgørelsen vil hjælpe dig, når du analyserer udstyrsudnyttelse.

DetSolarWinds Network Topology Mapperer et eksempel på et værktøj, der opretter en indledende netværksopgørelse og topologikort og derefter konstant overvåger netværket for at holde disse to informationslagre opdateret.

SolarWinds Network Topology Mapper Start 14-dages GRATIS prøveperiode

Et andet værktøj, der er velegnet til enhedsopdagelse og opgørelse erFadom. Ud over at kompilere en konstant opdateret hardwarebeholdning, vil dette system skabe en softwarebeholdning, som kan bruges til licensstyring. Denne pakke har også mulighed for live-performanceovervågning, der inkluderer båndbreddeovervågning.

Faddom Start 30-dages GRATIS prøveperiode

Udstyrs ydeevne

Netværksydelsesmonitorer fokus på status for netværksenheder. Denne kategori af systemværktøj vil advare dig om problemer med enheder og give dig mulighed for at opsætte advarselstærskler, så du kan få avanceret advarsel om potentiel ressourceudtømning. Disse værktøjer hjælper dig også med at teste ende-til-ende forbindelses ydeevne.

DetSolarWinds Network Performance Monitorer et godt værktøj til at spore statussen for netværksenheder. Dette værktøj integrerer en netværksopdagelsesfacilitet og en netværkstopologikortlægger. Det NetPath værktøjet i værktøjet viser dig ydelsen af ​​alle links mellem to endepunkter.

Du skal bruge et separat overvågningsværktøj til at holde øje med dine servere. DetSolarWinds Server & Application Monitorholder styr på statussen på dine servere, så du kan reducere belastningen eller tilføje ressourcer, når du ser det CPU, hukommelse og lager når deres fulde kapacitet. Dette værktøj er også et nyttigt input til trafikformende foranstaltninger, fordi det hjælper dig med at identificere den software og de tjenester, der genererer mest trafik.

Software management

Ligesom med din hardware skal du udarbejde en opgørelse over din software. Du skal vide, hvor mange forekomster af hver pakke, der er i brug, og du skal vide, hvornår opdateringer er tilgængelige for dem og rulle dem ud. Værktøjer som f.eksServer og applikationsmonitorvil gøre det for dig.

Hvis du implementerer virtualisering, skal du bruge et overvågningsværktøj til det. Virtualisering involverer hardware, tjenester og applikationer, så det kan være svært at bevare et godt helbred ved at undersøge hvert element separat. DetSolarWinds Virtualization Managerer et godt eksempel på et værktøj, der kan overvåge VM-implementeringer fra én konsol.

Brugersporing

For at finde ud af, hvilken software der bruges af personalet, som den er allokeret til, kan du installere brugerenhedssporingssoftware, der viser, hvem der gør hvad og hvor – det giver også sporing af enhedsadgang.

Oplysningerne fra en brugerenhedssporing indgår også i trafikanalyse. Du kunne se påSolarWinds User Device Tracker. Dette værktøj har ekstra sikkerhedsfunktioner, der gør det muligt for dig at opdage useriøse enheder og forhindre udefrakommende i at bruge dine ressourcer.

Båndbredde overvågning

En båndbreddemonitor vil gøre dig i stand til at opdage underudnyttede og overbeskattede områder af din netværksinfrastruktur, så du kan genbruge ressourcer effektivt hvor de er nødvendige.

Et system som f.eksSolarWinds NetFlow Traffic Analyzervil hjælpe dig med at opdage overbelastede links og omorganisere din infrastruktur. Dette værktøj kan også hjælpe dig med at implementere trafikformning for at forbedre kvaliteten af ​​den service, dit netværk leverer til kritiske applikationer.

Outsourcet formueforvaltning

Alle support- og vedligeholdelsesopgaver inden for IT-aktivstyring kan outsources til administrerede tjenesteudbydere (MSP'er) . En MSP kan også assistere med kapacitetsplanlægningsopgaverne for IT-aktivstyring ved at levere optegnelser over tidligere ressourceforbrug. Disse oplysninger indgår i beregninger af påkrævet infrastruktur for at matche behovene for en naturlig stigning i aktivitet eller udvidelse af service gennem tilføjelse af nye brugere, slutpunkter og/eller software.

De softwareværktøjer, der kræves af en MSP, er forskellige fra dem, der kræves af en intern it-afdeling. Den største forskel ligger i adgangsprocedurerne, da alle støtteaktiviteter vil blive udført fra et andet sted. Suiten af ​​værktøjer, der er nødvendige for denne off-site aktivitet, kaldes en ' fjernovervågning og styringssystem ,' eller 'RMM.'

Bortset fra de værktøjer, som teknikere har brug for til at implementere fjernsupport og overvågningsfunktioner. MSP'en har brug for teamstyring, kundestyring og kontraktstyringsværktøjer. Pakken af ​​software, der understøtter disse MSP-administrationsaktiviteter, omtales som 'PSA', som står for ' professionel automatisering af tjenester .'

Et eksempel på en MSP-softwareplatform er Ud system. Dette er en cloud-baseret tjeneste der inkluderer både PSA- og RMM-pakker. Så alle MSP'ens IT-aktivstyringsopgaver kan udføres gennem Atera-portalen. Som en onlinetjeneste tilgås Atera via en standard webbrowser, hvilket betyder, at MSP'en ikke behøver at installere nogen software på sit eget websted eller vedligeholde sin egen hardware for at understøtte denne software. Du kan evaluere Atera ved at tilmelde dig en gratis prøveversion på deres hjemmeside .

Værktøjer til IT asset management

Nøglekravet til succesfuld IT-aktivstyring er at have de rigtige værktøjer til jobbet. Vi kommer nærmere ind på bedste værktøjer til ITAM i et relateret indlæg . Mange aspekter af it-aktivforvaltning er åbne for fortolkning. Variabler såsom udstyrs levetid og serviceniveaustandarder er alle politiske spørgsmål. Beslutningerne om politik er dit vigtigste politiske værktøj; softwaren, understøtter bare din strategi.

Relaterede: Bedste ITAM-værktøjer